Stellen Sie sich Ihr Unternehmen als weitläufiges Firmengelände vor. Verschiedene Abteilungen befinden sich in eigenen Gebäuden, die durch Straßen und Pfade miteinander verbunden sind. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen nutzen diese Wege, um sich auszutauschen, Wissen zu teilen und gemeinsam Projekte voranzutreiben.

Genau wie auf einem Firmengelände gibt es auch in der digitalen Welt einen Ort, der ausschließlich Mitarbeitern vorbehalten ist: das Intranet. Aber was genau ist ein Intranet und welche Vorteile bietet es für Ihr Unternehmen?

Was ist ein Intranet?

Im Gegensatz zum öffentlichen Internet, das jedem zugänglich ist, handelt es sich beim Intranet um ein geschlossenes Netzwerk. Der Name ist Programm: „Intra“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „innerhalb“. Das Intranet ist also ein internes Netzwerk, das nur berechtigten Personen – in der Regel den Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Behörde – zur Verfügung steht.

Anders als das Internet, welches Informationen für die breite Masse bereitstellt, dient das Intranet der unternehmensinternen Kommunikation und Informationsverteilung. Stellen Sie sich das Intranet vor wie eine digitale Mitarbeiterzeitung, ein Schwarzes Brett und ein gemeinsames Laufwerk in einem.

Wozu dient ein Intranet?

Die Einsatzmöglichkeiten eines Intranets sind vielfältig. Im Kern geht es darum, die Zusammenarbeit und den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens zu optimieren.

Hier einige zentrale Funktionen eines Intranets:

• Dokumentenmanagement: Mitarbeiter können wichtige Dokumente wie Richtlinien, Handbücher, Formulare und Präsentationen zentral auf dem Intranet speichern und abrufen.
• Wissensmanagement: Expertenwissen und Best Practices einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen werden festgehalten und stehen allen Kollegen zur Verfügung.
• Nachrichten und Ankündigungen: Wichtige Neuigkeiten, Unternehmensupdates und aktuelle Termine werden schnell und einfach an alle Mitarbeiter kommuniziert.
• Collaboration-Tools: Verschiedene Online-Tools wie Chats, Foren und Wikis ermöglichen die projektübergreifende Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen.
• Soziales Miteinander: Das Intranet kann auch als virtuelle Kaffeepause dienen. Mitarbeiter können sich in informellen Bereichen austauschen, Geburtstage gratulieren oder gemeinsame Interessen entdecken.
• Unternehmenskultur: Das Intranet bietet die Möglichkeit, die Unternehmenswerte und -kultur zu kommunizieren und zu stärken.
• Suchfunktion: Damit Mitarbeiter schnell die gesuchten Informationen finden, verfügt ein modernes Intranet über eine leistungsstarke Suchfunktion.

Welche Vorteile bietet ein Intranet?

Die Implementierung eines Intranets bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich:

• Verbesserte Kommunikation: Informationen und Wissen werden schneller und einfacher an alle Mitarbeiter verteilt.
• Gesteigerte Produktivität: Durch die zentrale Bereitstellung von Dokumenten und die Nutzung von Collaboration-Tools sparen Mitarbeiter Zeit und arbeiten effizienter.
• Optimierte Zusammenarbeit: Die projektübergreifende Zusammenarbeit wird durch Online-Tools und die gemeinsame Nutzung von Informationen gefördert.
• Weniger Papierkram: Durch die digitale Bereitstellung von Dokumenten wird der Papierverbrauch reduziert.
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Ein gut gepflegtes Intranet kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, da es den Austausch und das Zugehörigkeitsgefühl fördert.
• Verbessertes Wissensmanagement: Wissen geht nicht verloren, sondern wird zentral festgehalten und steht allen Mitarbeitern zur Verfügung.
• Schnelles Onboarding neuer Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter können sich mithilfe des Intranets schnell im Unternehmen zurechtfinden und wichtige Informationen abrufen.

Wer nutzt das Intranet?

Grundsätzlich richtet sich das Intranet an alle Mitarbeiter eines Unternehmens – vom Geschäftsführer bis zum Auszubildenden. Je nach Position und Abteilung können die Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsrechte auf Informationen und Funktionen haben.

Wie ist ein Intranet aufgebaut?

Die technische Umsetzung eines Intranets kann auf verschiedene Weise erfolgen. Häufig basiert es auf einem lokalen Netzwerk (LAN), das vom öffentlichen Internet getrennt ist. Moderne Intranets nutzen jedoch oft auch Cloud-Dienste, um eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit zu erreichen.

Wichtig ist, dass das Intranet entsprechend den Sicherheitsanforderungen des Unternehmens eingerichtet wird. Dazu gehören Maßnahmen wie Benutzerauthentifizierung, Datenverschlüsselung und regelmäßige Backups.

Verschiedene Arten von Intranets

Je nach den Bedürfnissen des Unternehmens kann ein Intranet auf unterschiedliche Weise gestaltet werden:

• Portal-Intranet: Diese klassische Variante bietet eine zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Informationen und Funktionen. Mitarbeiter finden hier beispielsweise Unternehmensrichtlinien, Formulare, Ankündigungen und Kontaktdaten.
• Kollaboratives Intranet: Im Mittelpunkt stehen Collaboration-Tools und Funktionen, die die projektübergreifende Zusammenarbeit fördern. Dazu gehören beispielsweise Online-Chats, Wikis, Projektmanagement-Tools und gemeinsame Kalender.
• Social Intranet: Diese Form des Intranets geht über die reine Informationsverteilung hinaus. Soziale Funktionen wie Foren, Blogs und Mitarbeiterprofile ermöglichen den informellen Austausch, fördern die Kommunikation und stärken das Gemeinschaftsgefühl. Stellen Sie sich das Social Intranet wie ein digitales Firmenfest vor, bei dem sich Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen ungezwungen austauschen können.
• Intranet-App: Immer mehr Unternehmen setzen auf mobile Intranet-Apps. Damit haben Mitarbeiter die wichtigsten Informationen und Funktionen des Intranets auch unterwegs oder im Außendienst griffbereit.

Worauf sollten Sie bei der Einführung eines Intranets achten?

Damit Ihr Intranet ein Erfolg wird, sollten Sie bei der Einführung einige wichtige Punkte beachten:

• Bedarfsanalyse: Zunächst sollten Sie die konkreten Bedürfnisse Ihres Unternehmens analysieren. Welche Informationen sollen verteilt werden? Welche Funktionen sind für die Zusammenarbeit am wichtigsten? Wie soll die Akzeptanz bei den Mitarbeitern erreicht werden?
• Benutzerfreundlichkeit: Das Intranet sollte übersichtlich, intuitiv bedienbar und für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sein. Achten Sie auf eine klare Navigation und eine nutzerfreundliche Oberfläche.
• Inhalte pflegen: Damit das Intranet seinen Zweck erfüllt, müssen die Inhalte aktuell und relevant sein. Legen Sie fest, wer für die Pflege der Inhalte verantwortlich ist und sorgen Sie für regelmäßige Updates.
• Mitarbeiterbeteiligung: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter bereits in die Planungsphase des Intranets mit ein. So können Sie deren Bedürfnisse berücksichtigen und die Akzeptanz von Anfang an fördern.
• Schulungen: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen zur Nutzung des Intranets an. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die Funktionen des Intranets kennen und optimal nutzen können.

Fazit

Ein gut geplantes und gepflegtes Intranet kann für Unternehmen jeder Größe ein wertvolles Instrument sein. Es verbessert die Kommunikation, fördert die Zusammenarbeit, steigert die Produktivität und stärkt die Unternehmenskultur. Investieren Sie in Ihr digitales Firmengelände und schaffen Sie damit einen Ort, an dem sich Ihre Mitarbeiter informieren, austauschen und gemeinsam erfolgreich sein können.